ØKONOMIHÅNDBOK

Styret i Reinen IL har det overordnede ansvaret for Reinen ILs økonomi. Økonomihåndboken skal være et hjelpemiddel for Reinen IL for å sikre god økonomistyring. Regnskapsførere, kasserere, trenere, lagledere og andre som trenger en innføring i hvordan økonomirutinene til Reinen IL fungerer, skal kunne finne informasjonen de trenger i økonomihåndboken.

Formålet med økonomihåndboken kan oppsummeres i tre punkter:

• Reinen IL skal bruke og forvalte Reinen ILs midler på en forsiktig og hensiktsmessig måte og i tråd med det som er vedtatt på årsmøte
• Reinen IL skal ha en tilfredsstillende organisering av bilagsføring, regnskapsføring og budsjetthåndtering
• Reinen IL skal ha en forsvarlig økonomistyring

Lover og bestemmelser

Reinen IL er tilknyttet Norges idrettsforbund (NIF) og plikter å følge NIFs lov. Reinen IL er også pliktig til å følge andre norske lover og regler.

Økonomihåndboken er delt i to hoveddeler:

1. overordnede prinsipper, regler og rutiner, og
2. praktiske rutiner.

Regnskap

Reinen IL er regnskapspliktig og følger regnskaps- og revisjonsbestemmelsene for små organisasjonsledd.

Reinen IL avstemmer alle balanseposter minimum en gang pr år. Bankkonti avstemmes månedlig, offentlige avgifter (skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift) pr termin og øvrige balansekonti på kvartalsnivå (eller oftere hvis behov).

Alle balanseposter skal avstemmes pr 31.12, og det er kun reelle eiendels- og gjeldsposter som står i Reinen ILs balanse.

Årsavslutning skjer den 31.12 hvert år. Reinen ILs årsregnskap inneholder resultatregnskap for hele Reinen IL (inkludert gruppers årsresultater), en balanseoversikt (eiendeler og gjeld) samt et noteoppsett med pliktige (og relevante) opplysninger.

Årsregnskapet skal være signert av alle styrets medlemmer og fremlegges på Reinen ILs årsmøte i revidert versjon. Reinen IL utarbeider også en årsberetning i forbindelse med avleggelsen av årsregnskapet.

Pr 31.12 går Reinen IL gjennom sine regnskap for å:

• Avsette for opptjente inntekter (inntekt som gjelder år 1, men man får den først innbetalt i år 2).
• Periodisere forskuddsbetalte inntekter (man har mottatt innbetaling i år 1, men den gjelder for år 2).
• Avsette for påløpte kostnader (kostnaden gjelder år 1, men faktura e.l. kommer ikke før i år 2)
• Periodisere forskuddsbetalte kostnader (faktura betales i år 1, mens kostnaden gjelder år 2)

REVISJON OG KONTROLL

Reinen IL gjennomfører revisjon av regnskapet minimum en gang per år, og i forbindelse med avleggelse av årsregnskap. Ansvarlig for revisjon er klubbens kontrollutvalg. Kontrollutvalget har også ansvar for å følge opp styre og kasserers anvendelse av klubbens midler, at disposisjoner er i henhold til mandat gitt av årsmøte, i henhold til styrets vedtak, og følger regler og rutiner gitt i denne økonomihåndboken.

MERVERDIAVGIFT

Reinen IL kan ha omsetning knyttet til aktiviteter som er omfattet av merverdiavgiftsplikt. Hvorvidt Reinen IL sin eventuelle avgiftspliktige aktivitet overstiger nivå som er nødvendig for å bli klassifisert som merverdiavgiftspliktig er en løpende vurdering som kasserer og styre i klubben er pliktig til å vurdere.

Dersom den andel av omsetning som er merverdiavgiftspliktig overstiger det til enhver tid gjeldende grensebeløpet, skal klubben registreres i merverdiavgiftsregisteret, og beregne, rapportere og innbetale merverdiavgift.

ØKONOMISKE MISLIGHETER

Økonomiske misligheter er en fellesbetegnelse for tyveri, underslag i kasse og bank, korrupsjon, regnskapsmanipulasjon, urettmessig belastning av private utgifter mm.

Hvis det er mistanke om økonomiske misligheter eller det avdekkes økonomiske misligheter i Reinen IL, skal det søkes bistand hos ekstern part f.eks. idrettskretsen, revisor, regnskapsfører og/eller kontrollutvalg.

BUDSJETT

Reinen IL utarbeider en intern kalender («årshjul») for gjennomføring av årets økonomirutiner og alle frister settes i henhold til disse rutinene. Det er kasserer som følger opp økonomien mellom styremøtene.

Reinen IL utarbeider et budsjett som inneholder alle hovedposter i regnskapet. Budsjettet vedtas på Reinen ILs årsmøte og følges opp av styret gjennom året. Reinen IL bruker forenklet norsk standard kontoplan.

Følgende punkter er viktige ved budsjettering i Reinen IL:

Inntekter:

• Avtaler
• Sponsorkontrakter
• Medlems-lister og -kontingenter
• Fjorårsregnskapet (årets) inntekt
• «Årshjulet» for å avdekke om det er ytterligere nye aktiviteter som skaper inntekter.

Kostnader:

• Fjorårets (årets) kostnader
• Planlagte aktiviteter for kommende år
• Kontrakter (for eksempel husleie)

Budsjettet skal være realistisk, og det skal ikke gå i underskudd med mindre det kan dekkes av positiv egenkapital. Man bør vedlegge en forklaring om man setter opp et budsjett som går i underskudd.

Ved usikkerhet bruker Reinen IL det beste estimatet som er tilgjengelig på tidspunkt for budsjettarbeidet.

REGNSKAPS- OG FAKTURASYSTEM

Reinen IL benytter eksternt regnskapsbyrå for kontroll av regnskapet og årsoppgjør/avslutning. Til løpende føring av bilag benytter Reinen IL et egnet regnskapssystem gjennom regnskapsfører. Ekstern regnskapsfører gir 3.partskontroll av føringer og avstemminger av regnskapet, samt løpende bistand etter behov.

LAGKONTO

Reinen IL har en brukskonto, samt en konto pr. lag. Alle kontoene er i Sparebank1 Nord-Norge og står i Reinen ILs navn.

Hvert lag i klubben skal ha sin egen lagkonto, som disponeres av det respektive lag. Alle inntekter og kostnader knyttet til et lag bokføres i regnskapet på egen avdeling for hvert enkelt lag.

Innbetalinger

Alle innbetalinger som gjøres til Reinen ILs bankkontoer skal alltid dokumenteres med tilstrekkelig bilag som grunnlag for bokføring, slik som avtaler, kontrakter eller lignende. Det skal tydelig fremgå hva innbetalingen gjelder.

Deltakeravgift, treningsavgift og medlemskontingent

Reinen IL innkrever medlemmene gjennom egnet administrasjonssystem for medlemsoppfølging og registrering. Innkreving av kontingenter og treningsavgifter foretas gjennom valgt løsning på bakgrunn av medlemslistene som lagsansvarlig ajourfører løpende og til avtalte frister.

Kontantsalg

Inntekter i form av kontanter som er tjent opp gjennom aktivitet i Reinen ILs regi settes inn på konto tilhørende klubben med informasjon om hva pengene gjelder. Det oppfordres til i minst mulig omfang å benytte kontanter ved salg, f.eks. ved kiosksalg ifb. med kamper og turneringer. Det skal primært benyttes digitale betalingsløsninger i forbindelse med kontantsalg, i tråd med den til enhver tid anbefalte løsning og rutine fra klubbens styre og denne håndbok.

Salg av varer og tjenester (utgående faktura)

Ved omsetning av varer og tjenester utsteder Reinen IL en utgående faktura. Dette gjelder både i klubb og lagregi. Kasserer har ansvar for opprettelse av faktura gjennom klubbens faktura og økonomisystem, også i tilfeller hvor inntektene er lagrelaterte. Dette for å sørge for enstemmig fakturaserie og kontroll på utestående, men også for å ha tilfredsstillende bilag til bokføring av tilhørende inntekter.

Den som er ansvarlig for ulike typer avtaler i Reinen IL eller andre som ønsker noe fakturert fra Reinen IL, skal oversende fakturagrunnlag til kasserer som har ansvaret for faktureringen.

Dugnad

Dugnader er en viktig inntektskilde for klubben. Inntekter fra dugnader i regi av Reinen IL skal inngå i det ordinære årsregnskapet. Dersom det er et enkelt lag eller gruppe i Reinen IL som gjennomfører dugnaden, skal inntekten inngå i årsregnskapet på samme måte, men midlene disponeres av gruppen eller laget som gjennomfører dugnaden. Inntekter fra dugnadsaktivitet i lag skal gå gjennom lagkonto og ikke private konti. All loddsalg / smålotteri i klubben skal følge Lotteri- og stiftelsestilsynets regler for slike lotteri, og følge klubbens praktiske rutiner for håndtering.

Sponsorinntekter

Kasserer har ansvar for å fakturere og følge opp utestående iht. sponsoravtaler, i samarbeid med Sponsorutvalg. Håndtering av sponsoravtaler skal følge klubbens regler og rutiner for dette iht. Klubbhåndboka. Dette gjelder både for klubben som helhet og for det enkelte lag.

Utbetalinger

Alle utbetalinger fra konto i Reinen IL skal følge 4 øyes prinsippet; det vil si minimum godkjennes av to personer. For utbetaling fra lagkonto vil lagleder og kasserer normalt utgjøre godkjennere. Forøvrig gjelder den til enhver tid godkjente fullmaktsmatrisen i klubben, eller vedtak/mandat gitt av styre og årsmøte.

Det er tegnet underslagsforsikring for alle som har signaturrett.

Kjøp fra leverandører

Det er kun de som har fått fullmakt i fullmaktsmatrise som kan bestille på vegne av Reinen IL.

Inngående faktura

Alle fakturaer skal være stilet til Reinen IL. Hvis tilstiling (navn på idrettslag, adresse osv.) er feil, skal leverandør kontaktes for å få ny faktura med korrekt tilstiling.

Varelager

For varer som er kjøpt inn for videresalg, fører Reinen IL varelagerliste. Varelageret telles opp pr 31.12. Varetellingslisten skal leveres kasserer i forbindelse med årsoppgjøret pr. 31.12 og skal inneholde en oversikt over alle varer på varelageret. Varer for videresalg verdsettes til det laveste av anskaffelseskost og forventet salgspris.

Kjøp av utstyr og eiendeler

Innkjøp av utstyr og eiendeler skal være i henhold til økonomiske mandat og vedtak gitt av årsmøte og styre i klubben. Utgiftsføring eller aktivering i balanse gjøres iht. gjeldende lover og regler og i samsvar med anbefaling fra regnskapsfører, revisor/kontrollutvalg.

Fullmakter

Per dags dato har følgende personer/roller rettigheter til å godkjenne betalinger i nettbanken:

• Kasserer
• Styreleder
• Disponent lagkonto (lagleder)

Styret har beskrevet og delegert hvem som har økonomiske fullmakter i Reinen IL, se Reinen ILs fullmaktsmatrise.

Faktura til klubben

Reinen IL mottar faktura på følgende måter, i prioritert rekkefølge:

1. EHF faktura til org.nr 994 271 326
2. PDF vedlegg på e-post til reinenil@faktura.poweroffice.net

Faktura må være merket med "Reinen Idrettslag", og dersom faktura gjelder et lag i klubben må laget og kontaktperson angis på faktura for at denne skal bli håndtert korrekt og bli betalt.

Lagkonto

Alle lag i Reinen IL skal ha en egen lagkonto i klubbens navn. Ingen lag skal benytte private kontoer. Lagkonto brukes til inntekter og kostnader som oppstår i forbindelse med aktiviteter i Reinen IL.

Alle inn- og utbetalinger må kunne dokumenteres med tilstrekkelige bilag, hvor det fremgår hva betalingen gjelder, samt hvilket lag det gjelder.

En person fra hvert lag, primært lagleder, opprettes som bruker i nettbanken til Reinen IL. Denne personen vil da få innsyn til konto, og rettighet til å godkjenne utbetalinger. Merk at lagleder ikke vil gis fullmakt til å registrere betalinger eller overføringer, da dette skal bokføres og kontrolleres av kasserer før godkjenning kan gjennomføres.

Betalinger håndteres, bokføres, og sendes til betaling i nettbanken av kasserer iht. rutine for bilagshåndtering:

Rutine for bilagshåndtering PowerOffice Go

Rutinen gjelder for alle utbetalinger og overføringer på lagskontoer.

1. Bilag sendes elektronisk som PDF vedlegg i en e-post til:

Til: reinenil@faktura.poweroffice.net
Kopi til: kasserer@reinen.no

Merk at all tekst i selve e-posten som sendes ikke vil bli lest av systemet. Det betyr at all vesentlig info må fremgå av PDF vedlegget. OBS! Systemet støtter ingen andre vedlegg enn PDF.

Dersom vedlegget er en faktura som skal betales vil normalt nødvendig info fremgå av fakturaen. Hvis ikke må manuelt bilag lages og sendes over. Systemet godtar flere PDF vedlegg dersom det er nødvendig. Ved bruk av flere kvitteringer på samme bilag, som skal utbetales samlet, oppfordres det til at samlet sum for betaling angis på bilaget for enkel håndtering.

2. Kasserer håndterer bilaget i regnskapssystemet, godkjenner og registrerer for betaling.
3. Betaling registreres i nettbanken og må kontrolleres og godkjennes av lagleder før den utføres.

Mal for manuelle bilag

Vedlagt er en mal på bilag dersom det er behov for å utarbeide dette manuelt. Bilag kan kun sendes inn som PDF fil.

Benyttes Word for å lage bilag må dette lagres og sendes som PDF vedlegg for å bli håndtert. Velg da Fil -> Deling -> E-post > Send som PDF og Word vil automatisk konvertere til PDF som kan sendes på e-post.

Endring / ny lagleder

Ved endring av lagleder, eller behov for å opprette ny lagleder knyttet til en lagkonto, gjelder følgende:

1. Kasserer må ha informasjon om ny lagleders navn og telefonnummer.
2. Kasserer vil ta kontakt med ny lagleder for å innhente fødsels og personnr. Dette er nødvendig for opprettelse av tilgang i nettbank, men skal ikke sendes per e-post.
3. Kasserer sletter evt. gammel lagleder og oppretter ny lagleder med tilgang til angitt lagkonto
4. Ny lagleder benytter sin BankID til å logge inn i nettbank og få oversikt over konto og godkjenne utbetalinger.

Dommerregninger

Gjeldende regler gjelder for håndtering av dommerregninger i Reinen IL:

Dommerutgifter dekket av klubben

Alle dommerutgifter som skal dekkes av klubben skal følge fotballforbundets rutiner. Forbundet har iverksatt digitale dommerregninger via Fiks. Dette ivaretar historikk og enkel oversikt over håndterte dommerregninger for klubben. Primært gjelder dette dommere oppnevnt av kretsen, dvs. for ungdomsfotball og spillerformer 9er og opp. For øvrige spillformer og barnefotball foreligger ikke samme retningslinjer.

Dommerregninger som skal dekkes av klubben skal følge rutinen for digitale dommerregninger via Fiks. Dommerregninger som ikke mottas via Fiks skal sendes digital i PDF format til kasserer@reinen.no for kontroll og behandling, slik at disse sikres rett håndtering.

Dommerutgifter dekket av lag

Utgifter til dommer som lag skal dekke kan gjøres på flere ulike måter:

1. Privat utlegg og refusjon fra lagkonto: representant fra laget betaler dommer direkte, og bilag for refusjon av dommerutgift sendes av lagleder til håndtering iht. rutine for refusjon av utlegg
2. Dommerregning sendes til kasserer iht. rutinen over, med angivelse av hvilket lag som skal dekke kostnaden. Betaling til dommer vil så registreres til godkjenning og utbetaling fra lagkonto.

Foreldreinnbetalinger

Innbetalinger fra foresatte utgjør normalt en stor andel av innbetalinger til lagkonto. Dette gjelder primært egenandeler til inndekning av kostnader til laget, men også inntekter fra dugnader gjennomført av laget, hvor foreldre har mottatt innbetalinger først. Innbetalinger fra foresatte bør kun betales direkte til lagkonto og ikke via f.eks. Vipps eller Spond. Dette da alternative innbetalingsmetoder normalt belastes med gebyr.

Alle innbetalinger skal merkes med hva innbetalingen gjelder, f.eks. «Flaskepant», «Egenandel klær», «Salg av xx», slik at det er mulig å registrere innbetalingen korrekt i regnskapet.

Loddsalg / Smålotteri

All loddsalg / smålotteri i klubben skal følge Lotteri- og stiftelsestilsynets regler for slike lotteri. Et smålotteri er et lotteri med årlig omsetning på inntil 200 000 kroner. Alle slike lotteri skal meldes til Lotteritilsynet. Lokale frivillige lag samt humanitære og samfunnsnyttige organisasjoner kan holde små, tradisjonelle lotterier på en enkel måte.

Alle loddsalg og lotteri i Reinen IL skal avstemmes med kasserer og registreres hos Lotteritilsynet. Alle loddsalg skal søkes om minimum 14 dager før oppstart. Det skal rapporteres etter avsluttet loddsalg, minimum 1 måned etter at salget er avsluttet, og det kan ikke startes nye loddsalg før tidligere loddsalg er avsluttet og rapportert inn. Det vil si at det i Reinen IL kun kan gjennomføres ett lotteri av gangen, slik at et lag må avslutte sitt lotteri før neste lag kan starte et nytt lotteri.

Annen praktisk info og tips

PDF skanner: dersom det foreligger et bilag på papir kan dette enkelt scannes til PDF på mobil ved bruk av en app for dette, f.eks. Adobe Scan. PDFen sendes deretter enkelt videre som vedlegg i en e-post. Har du en kvittering for et utlegg i papirform, påfør lagets navn, evt. kontonummer og navn til personen det skal refunderes til for hånd, scan bilaget og send det som PDF på e-post.